Личный кабинет для Готэк. Как ускорить обработку заказов более, чем вдвое

Перед нами стояла задача: ускорить обработку огромного количества заказов, максимально автоматизировать процесс работы и при этом отслеживать статистику.

Рассказываем, как мы разработали личный кабинет для менеджеров и клиентов «Готэк» — крупнейшего производителя гофроупаковки, который работает с крупными и известными брендами вроде Samsung, Kerama Marazzi или Почты России.


Интеграции

У заказчика своя внутренняя система учета вместо типичной 1С. Она интегрирована с CRM, складами и прочими внутренними структурами и содержит данные в виде нескольких файлов xml. В этих файлах хранится информация о заказах (статусы выполнения по каждому, количество, цена, сроки по каждому), каталогу, складских остатках и не только.

В протоколе интеграции мы расписали порядок разбора этих файлов для Битрикса — последовательность, какой файл за каким следует. Обрабатываются они также по очереди: крон (обработчик) проверяет наличие файлов и запускает их обработку. На основе этого пишутся логи — если внутри файла будут некорректные данные, появится сообщение об ошибке.

Формат файлов был нетипичным, но поменять на стороне клиента это было невозможно. Для решения проблемы мы написали скрипт, который их переписывает в верный формат, после чего мы можем забрать файлы себе.


Аналитика и юзабилити

Самой сложной задачей аналитики было определить необходимый и достаточный функционал личного кабинета и понять, какой должна быть его структура. Потребовалось вникать в тонкости документооборота заказчика, чтобы определиться с типами документов, которые могут использоваться в нашей системе.

Чтобы упросить работу с кабинетом мы использовали свою цветовую схему под каждое направление работы ГК «Готэк»: для сотрудников подразделения «ГОТЭК-ЛИТАР» — зелёную, для «ГОТЭК-ПРИНТ» — красную, для остальных — жёлтую.

В личном кабинете у менеджера есть вся необходимая для работы информация: статистика по разным показателям и видам упаковки (вид диаграммы — на выбор), текущие заказы в деталях — это помогает планировать нагрузку и сверяться с KPI.

Внутри активных заказов видны их этапы и статусы, а также хранится вся связанная документация. На отдельных вкладках — документы по заказам и счета-фактуры с фильтрами для быстрого поиска. На вкладке с клиентами можно отсортировать их по статусу заказа или найти по номеру договора или идентификатору компании. На детальной странице клиента — заказы со статусами, реквизиты, адреса доставки и вся история счетов-фактур. Кроме этого, в личном кабинете есть вкладка с новостями о внутренних и внешних событиях ГК «ГОТЭК».


Чат

Другой полезный функционал кабинета — чат менеджера с клиентом. Чат рассчитан на групповую переписку: если на проекте сменится менеджер, то его просто добавят в чат с клиентом, и он сможет видеть всю историю переписки и иметь в доступе все документы от заказчика.

Личный кабинет полноценно функционирует на любом устройстве.